5 Vorteile eines papierlosen Büros und 2 Stolpersteine

Da mir Naturschutz und Effizienz wichtig sind, habe ich mich für ein (weitgehend) papierloses Büro entschieden.

Die Vorteile eines papierlosen Büros sind vielfältig:

• Nachhaltigkeit: Weniger Papier zu benutzen, ist der beste Wald- und Klimaschutz.
• Reduzierte Kosten: Durch das papierlose Büro sparst du natürlich an Druckkosten (Drucker, Papier, Tinte). Du benötigst diesbezüglich keine Lager- und Ablagemöglichkeiten und auch keinen Lagerplatz für Aktenordner. Das bringt mich zum nächsten Vorteil.
• Zentrale Ablage: die dir viel Zeit einspart beim Suchen. Dadurch kannst du effizienter und produktiver arbeiten. Zusätzlich bist du sehr viel flexibler, da du deine Ablage und alle Notizen in der Cloud immer dabei hast.
• Produktivität: Das Fundament des papierlosen Büros ist das Speichern aller Dokumente und Daten in der Cloud. So geht praktisch nichts verloren und einer der größten Zeitfresser im Büro ist vernichtet: die Suche nach Dokumenten. Du kannst damit viel produktiver arbeiten und verschwendest deutlich weniger Zeit mit Suchen.
• Flexibilität: Dadurch, dass du alle Unterlagen praktisch immer bei dir hast, wenn sie zentral gespeichert sind, kannst du jederzeit und von überall aus darauf zugreifen. Du kannst dir also aussuchen, wo du arbeitest. Ob im Café (Achtung: Datenschutz) oder im Ferienhaus. Ebenso kannst du deinen Kunden durch Google Docs / die G-Suite bzw. Dropbox Dateien freigeben, wo auch immer diese sind.

Ich kann so auch auf Reisen und im Haus meiner Eltern arbeiten (wenn ich mich um meinen pflegebedürftigen Vater kümmere). Ich benötige nur wenige Ordner – ein riesiger Vorteil im Home-Office.

⇨ Jetzt müssten nur noch alle Ämter und Versicherungen auch alles papierlos empfangen können.

⇨ Natürlich musst du auch im papierlosen Büro die Aufbewahrungspflichten als Unternehmer beachten. (Zum Thema Ablage und Archivierung folgt später ein eigener Blogbeitrag.)